¿Qué pasa si se pierden las escrituras de una casa en Colombia? Consecuencias y soluciones legales en 2025

La sensación es angustiante. Busca en la caja fuerte, revisa archivos antiguos y la conclusión es inevitable: las escrituras físicas de su casa han desaparecido. En Colombia, este escenario genera preguntas sobre la seguridad de su propiedad. La verdad fundamental que debe conocer es que la pérdida del documento físico no significa que haya perdido la propiedad de su inmueble. El sistema de registro del país está diseñado precisamente para proteger a los propietarios ante este tipo de contingencias.

La creencia popular de que quien posee las escrituras posee la casa contiene una verdad a medias. En realidad, la verdadera seguridad jurídica de su propiedad reside en la inscripción del inmueble en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos (ORIP) correspondiente. Mientras su nombre figure como propietario en el histórico registral, sus derechos sobre el bien inmueble permanecen intactos. El Certificado de Tradición y Libertad se convierte en estos casos en el documento crucial que acredita su condición de dueño, actuando como la verdadera “partida de nacimiento” de la propiedad en el ámbito jurídico.

¿En qué afecta la pérdida del documento?

La desventaja inmediata radica en la incapacidad de realizar trámites notariales o registrales de forma ágil. Cualquier procedimiento que requiera acreditar el dominio, como la venta, la donación o la constitución de una hipoteca, se verá obstaculizado sin la posesión de la escritura física.

Existe además un riesgo de seguridad, aunque limitado, si un tercero encuentra el documento e intenta utilizarlo de manera malintencionada. Sin embargo, las actuales medidas de verificación en notarías y registros dificultan que alguien pueda suplantarlo exitosamente en una transacción inmobiliaria sin su consentimiento.

Solución principal: la copia auténtica notarial

El camino más directo para resolver la situación comienza con una visita a la notaría donde se firmó originalmente la escritura pública. Los notarios en Colombia tienen la obligación legal de conservar copias de todos los instrumentos públicos que autorizan.

Para solicitar una copia auténtica, deberá proporcionar información suficiente para localizar la escritura en sus archivos, preferiblemente el número de matrícula inmobiliaria del predio o datos específicos de las partes que intervinieron en la transacción original.

Este trámite tiene un costo establecido por la Resolución 179 de 2025 de la Superintendencia de Notariado y Registro, que regula las tarifas de los servicios notariales. El precio ronda los COP 35.000. En Bogotá se cobra cerca de COP 5.600 por hoja de escritura.

Cuando la propiedad nunca se registró

La situación se vuelve más delicada cuando el inmueble nunca fue registrado a su nombre, un caso común en herencias no formalizadas o compras donde solo existió un contrato privado.

Aquí la solución trasciende la simple expedición de una copia y requiere de un proceso legal conocido como Declaración de Pertenencia, regulado por la Ley 1537 de 2012.

Esta acción judicial permite adquirir la propiedad de un inmueble mediante la acreditación de una posesión pública, pacífica e ininterrumpida. La pertenencia ordinaria exige cinco años de posesión con un “justo título” —un documento que acredite la intención de transferencia— y buena fe, mientras la pertenencia extraordinaria aplica después de diez años de posesión continua, incluso sin un título que la respalde.

La ruta sucesoral para propiedades heredadas

Cuando la pérdida de escrituras se combina con una herencia no formalizada, el camino apropiado es iniciar un proceso sucesoral, ya sea notarial para patrimonios menores o judicial para aquellos que exceden ciertos montos. Este proceso culmina con un acta de sucesión que lo declara heredero y legítimo dueño, permitiendo posteriormente registrar el inmueble a su nombre. Solo después de esta actualización registral podrá solicitar las copias de las nuevas escrituras que lo señalen como propietario.

❓ Preguntas frecuentes

¿Puede alguien quedarse con mi casa si tiene mis escrituras?

No. La posesión física de las escrituras no otorga derechos de propiedad. Cualquier transacción requiere su participación personal en una notaría para autenticación biométrica y firma autógrafa.

¿Cuánto tiempo tarda el trámite de copia auténtica?

El proceso normalmente toma entre 5 y 10 días hábiles, dependiendo de la antigüedad de la escritura y la eficiencia de la notaría en la localización de sus archivos.

¿Qué hago si la notaría donde se firmó ya no existe?

Debe dirigirse al Archivo General de la Notaría correspondiente o a la Superintendencia de Notariado y Registro, donde se conservan los documentos históricos de notarías que han cerrado.

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