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El sábado pasado comencé como todos los años, a orientar a los lectores y en ocasiones a recordar muchos aspectos que deben considerar los administradores y los consejos de administración desde que inician la preparación de las asambleas y luego todos los interrogantes que surgen ya en las asambleas de propietarios y después de estas.
Punto de partida para organizar la asamblea
Respondimos algunas preguntas relacionadas con la etapa anterior a las asambleas lo cual en realidad no se aplica sólo a los edificios y conjuntos, agrupaciones o unidades inmobiliarias cerradas, sino a los edificios y conjuntos de uso comercial, empresarial, de salud, hoteles, de uso mixto entre otros, pues los cobija una misma norma que es la Ley 675 de 2001 que no puede ser ignorada por los reglamentos y esencialmente cuando la norma se refiere a normas de orden público contenidas en esta.
Lo que define normativamente y diferencia a cada copropiedad de otras, es el reglamento de propiedad horizontal y por ello es lo primero que deben conocer los citados organizadores, dignatarios y asistentes. Además, deben consultar muchas otras disposiciones acudiendo a fuentes adicionales como es el caso de las normas de protección de datos personales, las contables, las de vigilancia y seguridad privada, tecnológicas, entre otras, además de identificar los problemas y necesidades de la copropiedad y proponer soluciones.
Por ello no es tan fácil ser administrador y es una gran responsabilidad también postularse y aceptar ser miembro del consejo de administración.
Convocatoria a la asamblea
Requisitos de la convocatoria a la asamblea ordinaria.
La convocatoria la efectuará el administrador, con una antelación no inferior a quince (15) días calendario. La citación debe ser enviada a cada propietario a la última dirección registrada, acompañando el listado de personas que adeudan expensas comunes. Se recomienda también anexar un formato de poder en caso de que el propietario no pueda asistir. Se deben adjuntar al menos los estados financieros y el presupuesto, el listado de personas que al momento de la citación adeuden expensas comunes e informar a los propietarios que los libros se encuentran a su disposición en la administración.
Si no tiene una excusa válida le pueden cobrar una multa por no asistir a la asamblea. Foto:iStock
Preguntan los lectores
Durante la asamblea
¿Qué requisitos deben contener los poderes? Requiere poder un cónyuge que asiste a la asamblea pero no aparece como propietario en el certificado de tradición y libertad?
Respuesta
Los poderes pueden ser generales o especiales. Se debe consignar en cada poder las facultades que se otorgan al apoderado. Por ejemplo, aceptar a nombre de su representado para ejercer cargos si es designado. Es claro que el nombramiento recae sobre el propietario que otorga el poder. Es necesario revisar cada poder.
El locatario en el caso de los contratos de Leasing representa al propietario.
En síntesis, se demuestra la condición de propietario, con el certificado de tradición y libertad. Si la persona no aparece con tal calidad, debe presentar un documento que contenga el mandato otorgado o la calidad de representante legal o voluntario.
Se entiende que al designar los miembros del consejo se vota por el propietario que ha otorgado el poder. No por el apoderado.
Pregunta
Considero que mi arrendatario es la persona más confiable y la que conoce más el conjunto. ¿Existe algún impedimento para que le otorgue poder?
Respuesta
Los arrendatarios y tenedores pueden participar con derecho a voz. De la única forma que puede votar es que presente poder del propietario, pero en todo caso será a nombre de este.
Pregunta
En la mayoría de asambleas de edificios comerciales o mixtos, sin preguntar a los propietarios van grabando lo que sucede. ¿No debería el presidente de la asamblea advertir de ello? ¿Es legal grabar la asamblea por audio o video? ¿Se aplica también para las no presenciales?
Respuesta
Aunque es posible que los administradores utilicen mecanismos de audio y video para dejar constancia de lo sucedido en la asamblea, es necesario advertirlo desde antes de la reunión y obtener las autorizaciones previas para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de las grabaciones, por tratarse de datos biométricos. Esto para no incurrir en violación de las normas que regulan el tratamiento de datos personales sensibles. Los administradores son responsables del tratamiento de datos personales y para obtener las autorizaciones pertinentes de los propietarios. Estas normas se deben observar desde las citaciones hasta el levantamiento de las actas.
Puede tener un permiso para votar en la asamblea. Foto:iStock
Pregunta
¿Qué sucede cuando se acaba el tiempo y no se puede agotar el orden del día?
Respuesta
En una asamblea bien organizada y con una buena presidencia no debe suceder esto. Si pasa, se puede convocar de nuevo la asamblea ordinaria para tratar y decidir los puntos restantes. En esta el quórum para deliberar será como en el primer caso: un número plural de propietarios que represente más de la mitad de los coeficientes de copropiedad y para decidir se requiere el voto favorable de la mitad más uno de los coeficientes de copropiedad representados en la reunión.
Segunda Convocatoria: Si no se logra el quórum para deliberar, la segunda asamblea que se realice tendrá el carácter de segunda convocatoria. En esta se podrá sesionar con un número plural de propietarios y decidir con cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados.
Pregunta
¿Es posible en un conjunto por etapas, hacer asamblea general con una sola etapa integrada al régimen de propiedad horizontal, esto es, solo con los dueños de unidades que integran una sola etapa?
Respuesta
La asamblea general solo se podrá convocar y reunir cuando se haya sido construido y transferido un número de unidades que represente por lo menos el 51% del total de coeficientes del conjunto.
Pregunta
¿Qué incrementos se pueden contemplar?
Respuesta
Esto depende de las características y necesidades de cada conjunto lo cual será tenido en cuenta en el presupuesto. No siempre es conveniente mantener igual la cuota de administración si se quiere mantener la seguridad de las personas y de los inmuebles y la valorización de estos. Se debe tener en cuenta el incremento salarial de quienes prestan servicios al edificio o conjunto, así como de los servicios públicos, los seguros, entre otros. También es necesario analizar la ejecución presupuestal para determinar los motivos que generan un incremento en un rubro determinado.
Nombramiento del presidente y el secretario.
Debe existir quorum para la realización de la asamblea. Foto:iStock
El presidente puede ser cualquier propietario que sea serio, que se haga respetar, tenga liderazgo , conozca el reglamento. Esta designación puede recaer en el presidente del Consejo. Un apoderado o representante puede ser presidente de la asamblea.
Nombramiento de los miembros del consejo
Deben ser propietarios o sus delegados. Se nombrarán en la forma como exprese el reglamento.
Es importante que los elegidos se encuentren al día con sus obligaciones con la administración y que sean conscientes de la responsabilidad que adquieren. De acuerdo con el reglamento, la asamblea puede establecer incentivos para éstos, especialmente cuando sea difícil que las personas se postulen.
Pregunta
¿Quién nombra al presidente del Consejo?
Respuesta
Lo designa la asamblea y por lo general es quien obtenga mayor número de votos, especialmente teniendo en cuenta los sistemas de votación. De lo contrario se nombra por mayoría en la primera reunión del Consejo.
Pregunta
¿Qué sucede si integrado el Consejo, luego renuncian sus miembros ¿si no se puede tomar decisiones por falta de quórum?
Respuesta
Se debe reunir a la asamblea extraordinaria para designar a los miembros faltantes
Pregunta
¿Pueden asistir los morosos?
Respuesta
Podrán asistir con voz y voto, máxime en los casos en que se requiere un quórum calificado. No obstante, si el reglamento lo restringe se deberá acatar esta previsión.
Pregunta
¿Cuántos votos tiene el constructor?
Respuesta
La votación del constructor se hará de acuerdo con su coeficiente de Copropiedad y tiene todos los derechos, en proporción a las unidades no transferidas. La asamblea debe respetar los derechos de los constructores especialmente cuando se busca proteger el desarrollo, transferencia y entrega de las unidades privadas de todas las etapas. Es necesario consultar cada reglamento de propiedad horizontal.
Pregunta
¿Qué sucede cuando se han otorgado las escrituras de compraventa, pero estas no se han registrado?
Respuesta
La asamblea es de propietarios y solo tienen esta condición quienes aparezcan como tales en el respectivo certificado de tradición y libertad, es decir, quienes tengan escritura registrada. De lo contrario quienes los representen requerirán poder especial o general del propietario.
Consultas
Nora Pabón Gómez
Abogada, asesora externa
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