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¿Es legal firmar documentos por WhatsApp? Lo que debe verificar antes de dar ‘acepto’ para no caer en estafas
Le llega un mensaje a su celular que dice: “Para finalizar el trámite, firme aquí”. Puedes tratarse de un crédito, un contrato laboral o un llegada gestionada por WhatsApp.
La duda es inmediata: ¿dar “acepto” en un chat tiene validez legal? En Colombia, sí puede tenerla, siempre que el proceso garantice la identificación del firmante, la integridad del documento y la prueba del consentimiento. Sin estas condiciones, el riesgo de suplantación y fraude aumenta.
¿Cuándo es válida una firma por WhatsApp?
La firma realizada a través de WhatsApp puede ser válida si el proceso cumple con los estándares de confiabilidad. Esto implica:
- Identificación del firmante: Debe existir un mecanismo que permita verificar la identidad y reducir el riesgo de suplantación.
- Integridad del documento: el archivo firmado no puede ser alterado sin que quede evidencia.
- Prueba de consentimiento: debe quedar registro claro de que la persona aceptó el contenido, con fecha y hora.
Debe cumplir con los estándares de confiabilidad. Foto:stock
Un informe de AUCO —compañía tecnológica especializada en detección de fraude con modelos avanzados de inteligencia artificial (IA) y en firma electrónica— señala que cada vez más empresas están validando identidad y cerrando acuerdos desde WhatsApp, especialmente en procesos masivos como créditos de bajo monto, contratación y arriendos.
Según la compañía, el uso del chat reduce los desplazamientos y amplía la cobertura, pero también puede facilitar los intentos de suplantación si no existen controles adecuados.
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Tres pruebas que deben exigir antes de responder ‘acepto’
- Identidad confirmada, no ‘a ojo’: No basta con una foto de la cédula. Debe existir un mecanismo que reduzca la suplantación, como validación biométrica, prueba de vida (selfie en tiempo real), preguntas de seguridad o verificación por múltiples factores, según el riesgo del trámite.
- Documento integral: lo que usted firma debe quedar “cerrado” con evidencia técnica que permita detectar modificaciones posteriores.
- Constancia descargable: debe poder descargar el documento final y conservar evidencia del proceso (fecha, hora, confirmación o recibo, trazabilidad mínima). Esta prueba es clave en caso de reclamo futuro.
Estafas telefonicas. Foto:iStock
¿Qué se puede formalizar por WhatsApp?
Generalmente, pueden gestionarse de esta forma acuerdos entre personas o empresas privadas, como:
- Pagarés y documentos de crédito.
Siempre que el proceso cumpla con los estándares de confiabilidad y deje evidencia verificable.
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¿Qué no puede hacerse solo por chat?
Actos que por ley exigen trámite notarial y/o escritura pública, como la compraventa de un inmueble, entre otros.
Si le solicitan cédula y selfie, están tratando datos personales. El responsable del trámite debe informarle:
- Para qué usará la información.
- Cuáles son sus derechos como titular de los datos.
La falta de esta información es una señal de alerta.
Recomendaciones que debe tener en cuenta. Foto:iStock
Guía rápida en 5 minutos para no caer en estafas
1. Verifique con quién está hablando
Confirme que el número y el asesor coinciden con canales oficiales (sitio web, líneas de atención, correos corporativos).
- Valide el trámite por otro canal si es posible.
- Desconfíe de mensajes que lo presionan con frases como “es hoy o pierde el cupo”.
2. Revisa el proceso, no solo el documento
- Pregunte qué método valida su identidad.
- Confirme qué evidencia quedará del proceso.
- Verifique que pueda descargar el documento final y la constancia.
- Revise que quede registrado la fecha y la hora del consentimiento.
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3. Identifica tres banderas rojas
- Le piden códigos, claves u OTP “para confirmar”.
- Exigen dinero por adelantado para “desembolsar” o “activar”.
- Envían enlaces sospechosos o acortados y lo apuran para abrirlos.
Es importante que las personas protejan sus datos personales. Foto:iStock
4. Guarde toda la evidencia
- Conserve el PDF final, no el borrador.
- Guarde la constancia del proceso.
- Tome capturas del chat donde le enviaron el documento e instrucciones.
5. Si sospecha de fraude
- Contacte a la entidad por un canal oficial.
- Cambie contraseñas si comparte datos de acceso.
- Alerte a su banco si hay productos financieros involucrados.
- Reúna evidencias (capturas, números, enlaces, archivos) y reporte lo antes posible.
Santiago Montoya, director general de AUCO, señala que “un proceso digital bien hecho puede ser incluso más seguro que uno presencial, porque deja trazabilidad y ayuda a detectar señales de suplantaciónSin embargo, advierte que el ciudadano debe asegurarse de que realmente existen controles y no asumir que cualquier “acepto” en un chat tiene respaldo legal.
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*Este contenido fue reescrito con la asistencia de una inteligencia artificial, basado en información de AUCO, y contó con la revisión y edición de la periodista.
