En conjuntos residenciales de Bogotá y otras ciudades del país, la escena se repite: cuentas por cobrar, propietarios que aplazan el pago y administradores bajo presión.
Aunque la mora en las cuotas de administración no es un fenómeno nuevo, la manera de gestionarla sí ha cambiado. El recaudo dejó de ser un “favor administrativo” y se convirtió en una función con soporte legal, que incluso habilita el cobro judicial sin necesidad de autorización previa del consejo de administración.
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Daniel Laverde, vocero de Properix Colombia, plataforma especializada en gestión de copropiedades, explicó que la clave está en la profesionalización: “La autoridad del administrador se sostiene en el procedimiento, en el soporte y en el respeto por la dignidad humana. Cuando eso falla, el problema ya no es la mora: es la forma”.
Lo que dice la ley
El marco normativo es claro: las expensas comunes, tanto ordinarias como extraordinarias, son exigibles, la mora genera intereses y la administración está facultada para adelantar directamente el cobro, incluso por vía judicial.
En la práctica, aunque un inquilino pueda asumir el pago en su contrato de arrendamiento, el obligado principal ante la copropiedad sigue siendo el propietario del inmueble.
Las expensas comunes, tanto ordinarias como extraordinarias, son exigibles. Foto:Abel Cárdenas. Archivo EL TIEMPO
Un error frecuente que termina debilitando la gestión son los procesos mal soportados: libros de propietarios desactualizados, folios de matrícula faltantes o estados de cuenta imprecisos.
Publicación de morosos: el límite entre informar y estigmatizar
Uno de los aspectos más delicados en la gestión de la mora es la publicación de los deudores. La normativa permite informar sobre el estado de mora, pero exige hacerlo con criterio.
Publicar listados de propietarios en mora en zonas internas de circulación restringida, incorporarlos en las convocatorias y en las actas de asamblea, o identificarlos por unidad y monto son prácticas permitidas.
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Sin embargo, la regulación prohíbe cualquier forma de humillación o escarnio público.
“Publicar no es ‘poner a nadie en la picota’. La regulación no habilitó la humillación, habilitó la información pertinente en los canales correctos”, advirtió Laverde.
Por esta razón, recursos como carteles con emoticones tristes, buzones rotulados como “caja de morosos” en las porterías o murales visibles para visitantes no están autorizados.
Según Properix, estas prácticas dinamitan la convivencia y pueden exponer a la copropiedad a reclamos legales.
Manejo técnico de la información
Las copropiedades con mejores resultados han transformado la cartelera, antes utilizada como “muro de vergüenza”, en un canal sobrio de información.
La idea es informar lo necesario para garantizar transparencia en la comunidad, pero sin exponer a los residentes al señalamiento público.
La convivencia, destacan los expertos, depende tanto de la eficacia en el recaudo como de la manera en que se comunica. Por eso, los administradores recomiendan un enfoque técnico que combine precisión contable, protocolos de cobro escalonados y comunicación clara.
Entre las medidas autorizadas se contempla restringir el uso de bienes comunes no esenciales. Foto:iStock
Protocolos y medidas proporcionales
El esquema de gestión que más aceptación ha tenido se desarrolla en tres pasos:
- Contabilidad quirúrgica: estados de cuenta detallados, cálculo de intereses conforme a la tasa vigente y soportes listos para un eventual proceso judicial.
- Protocolo escalonado: gestión persuasiva desde el primer día de mora, procesos prejurídicos en los plazos que establezca el reglamento (60 o 90 días) y acción judicial cuando corresponda.
- Contratos y comunicación: inclusión de cláusulas claras en los contratos de arrendamiento sobre el pago de expensas y envío de circulares preventivas a los propietarios.
Entre las medidas autorizadas por la ley también se contempla restringir el uso de bienes comunes no esenciales —como piscinas, zonas BBQ o canchas— para quienes mantienen deudas pendientes.
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Lo que no se permite es afectar servicios esenciales, accesos o medidas que lesionen la dignidad de las personas.
Según Properix, algunas administraciones que heredaron carteras morosas del 40 % lograron reducirlas a un solo dígito en un año gracias a la combinación de reglas claras, comunicación técnica y uso de tableros de control en tiempo real.
“El recaudo bien hecho se siente poco y se nota mucho: proveedores pagos, mantenimiento al día, seguridad funcionando y asambleas que discuten futuro y no incendios”, concluyó Laverde.
JOS GUERRERO
REDACCIÓN ALCANCE DIGITAL
