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A lo largo de seis sábados consecutivos y como ha sido habitual en años anteriores, hemos presentado los “Especiales de Asambleas”, con el objetivo de asistir a los administradores y juntas directivas, así como a los miembros de estas citas anuales, abordando inicialmente lo relacionado con la elaboración de presupuestos, balances, informes y otros documentos y datos que deben proporcionar los mencionados órganos de administración y el revisor fiscal para la realización de la asamblea ordinaria de propietarios, recordando además inquietudes que son recurrentes y recopilando y resumiendo las que plantean los lectores.
Persistimos en una misma base normativa estructural que es la Ley 675 de 2001 y luego los reglamentos de propiedad horizontal, pero es igualmente fundamental tener presente la jurisprudencia emitida por la Corte Constitucional, así como normas que regulan varios temas.
Por último, los edificios, conjuntos y asociaciones pueden presentar algunas similitudes por su origen, aunque la realidad es que cada uno cuenta con sus características, requerimientos y recursos. Todo esto como recomendación para la planificación y celebración de las asambleas.
Para buscar mayor concurrencia
La primera es fomentando la concesión de poderes. Se ha evidenciado que uno de los métodos más efectivos para alcanzar el quórum necesario es el otorgamiento de poderes.
Concesión de poderes
Una persona puede actuar en representación de varios propietarios, siempre y cuando el reglamento no limite el número de poderes. El administrador puede exigir la presentación de los documentos que certifiquen la propiedad, en caso de que existan dudas sobre este aspecto. Los poderes deben ser confirmados por escrito. Solo puede operar un representante por cada unidad privada. Los arrendatarios pueden representar a los propietarios, a menos que el Reglamento lo prohiba. El administrador y el revisor fiscal no podrán representar intereses ajenos a los propios.
Imposición de multa
En ciertos edificios se establece en el reglamento la sanción de multa para aquellos que no asistan de forma personal o a través de representación. Sobre este asunto hemos recibido múltiples consultas y en particular acerca de la imposición de la penalización por no asistencia a la asamblea. Siempre que esta falta no esté tipificada junto con su respectiva sanción en el reglamento, comienza a estar en entredicho y el consejo o la asamblea estarán desconociendo la Ley. De igual modo, en algunos casos, los administradores al momento de aplicar la sanción omiten todo el procedimiento que establecen la Ley y los reglamentos. Además, la sanción no puede ser indefinida.
La mayor parte de las consultas de los lectores son sobre las asambleas. Foto:Archivo/EL TIEMPO
Otras estrategias persuasivas
En algunas copropiedades se implementan incentivos como por ejemplo rifas entre los asistentes. En conjuntos con un gran número de propietarios, se podrá realizar la asamblea de delegados si esta ha sido prevista en el reglamento de propiedad horizontal.
El día de la reunión
La asamblea está compuesta por los propietarios de unidades privadas, o sus representantes o delegados. El administrador se encarga de verificar el quórum a medida que los propietarios van ingresando.
Sanciones por no participar en la asamblea: así opera Imagen:iStock
Consulta:
¿Es factible realizar una asamblea general en un conjunto por fases, involucrando únicamente una fase integrada al sistema de propiedad horizontal, es decir, solamente con los propietarios de las unidades que pertenecen a una sola fase?
La asamblea general deberá ser convocada y reunida únicamente cuando se haya edificado y traspasado un número de unidades que represente al menos el 51% del total de coeficientes del conjunto.
¿En qué circunstancias los votos son unitarios y cuándo se aplica el coeficiente de copropiedad?
En los edificios y conjuntos residenciales, cada voto se traduce en el coeficiente de copropiedad, salvo en asuntos económicos, en cuyo caso se considera unitario. Esto implica que los temas en los que se pueden contabilizar los votos por cada apartamento y no por coeficiente, son aquellos de simple administración, dado que casi todas las decisiones generan efectos económicos (Sentencia C- 522 de 2002). En edificaciones y conjuntos comerciales o mixtos, el voto siempre corresponderá al coeficiente de copropiedad.
¿Qué quórum es necesario para deliberar y decidir?
Si el reglamento o la legislación no establecen un quórum o mayoría superior y en las reuniones de segunda convocatoria, la asamblea operará con un número plural de propietarios de unidades privadas que representen al menos más de la mitad de los coeficientes, y tomará decisiones con el voto favorable de la mitad más uno de los coeficientes presentes en la reunión.
¿Es obligatorio convocar a los arrendatarios y otros ocupantes?
La Ley no estipula que se deba invitar a los arrendatarios o tenedores. Sin embargo, ellos pueden asistir solo con derecho a voz para discutir temas que les puedan interesar o afectar (Sentencia C-318 de 2002. Corte Constitucional).
Los morosos tendrán la posibilidad de asistir con voz y voto. Sin embargo, si el reglamento establece restricciones, se deberá respetar dicha disposición.
¿Cuántos votos posee el constructor?
El voto del constructor se realizará de acuerdo con su coeficiente y tiene todos los derechos, proporcionalmente a las unidades no transferidas.
El presupuesto
Los ingresos principales provienen de las cuotas de administración.
- – Entre los gastos se contemplan los servicios públicos, los honorarios del administrador, el mantenimiento y reparación de equipos, ascensores, fumigación y reparaciones locativas.
- – Asimismo, se presentan gastos extraordinarios como lavado de vidrios y fachadas, impermeabilización, pintura, entre otros.
- – Los edificios que cuenten con piscina deben prever medidas para cumplir con las normas relacionadas con dichos bienes.
- – También se deberán considerar los recursos necesarios para realizar las obras requeridas con el propósito de garantizar los derechos de las personas con algún tipo de limitación física.
- – Es esencial tener en cuenta que los bienes comunes requieren reparación, mantenimiento y conservación.
- – Corresponde a los propietarios asumir las cuotas ordinarias y extraordinarias. Los arrendatarios y otros tenedores solo serán solidarios para el pago de las cuotas ordinarias.
- – Se deben incluir las previsiones necesarias para la seguridad en todos los aspectos y para cumplir con todas las normativas vigentes que afectan a las copropiedades.
- – En cuanto a los aspectos financieros en la Propiedad Horizontal, sigo sugiriendo consultar el documento de Orientación Profesional del Consejo Técnico de la Contaduría Pública y, desde luego, seguir las directrices de su respectivo revisor fiscal.
- – En los presupuestos de 2025, además de continuar implementando todo lo digital, se asignan recursos para tecnología, especialmente en lo relativo a la vigilancia. La modernización de equipos.y servicios incrementará la efectividad de la gestión.
- – En la actualidad, la provisión de tecnología es un atributo adicional que brindan algunas empresas de seguridad como parte de su propuesta de servicios.
- – Es responsabilidad de los dueños asumir las contribuciones ordinarias y extraordinarias. Los inquilinos y otros poseedores solo serán corresponsables del abono de las contribuciones ordinarias.
Dado que no es factible abordar tantas inquietudes de manera individual, en esta ocasión, durante el periodo de asambleas, he decidido recopilar las preocupaciones generales, sin detrimento de que seguiré respondiendo la mayoría de las consultas en los próximos artículos, ya que algunas, por su complejidad y análisis de casos específicos, no son adecuadas para este espacio.
Consultas
Nora Pabón Gómez
Abogada, consultora externa
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