Van más de 1.450 cierres de empresas por no facturar de manera electrónica. ¿Cómo evitar sanciones para su negocio?

A pesar de que los comercios están obligados a facturar de manera electrónica desde hace años, muchos de ellos siguen haciendo mal los trámites, lo que les expone a multas e incluso al cierre de los establecimientos por parte de la Dian.

En total, según cifras de la entidad, en el país hay 1,3 millones de facturadores electrónicos, de los que el 56,3 por ciento son personas jurídicas, y en promedio cada día se generan 32 millones de este tipo de documentos.

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Según el artículo 615 del Estatuto Tributario, están obligados a expedir factura todos aquellos responsables del impuesto sobre las ventas (IVA) y del impuesto al consumo. Ahí están todos los comerciantes y los que ejercen profesiones liberales o enajenan bienes producto de una actividad agrícola o ganadera, entre otros. Igualmente, los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación (Simple).

El proceso de factura electrónica comenzó en el 2019 cuando se habilitó a 44.889 empresas y la cifra subió a 449.525 en el 2020. Después año a año han ido entrando más. Por ejemplo, el año pasado el número fue de 225.881 y la meta para este año son otros 200.000.

Si bien los calendarios para implementar la factura electrónica finalizaron en el 2020, durante el 2023 la Dian fijó unas fechas para quienes facturaban a través de documentos equivalentes a la factura de venta, con la obligación de expedir estos documentos de forma electrónica, plazo que finalizó en noviembre del año pasado.

¿A qué se exponen quienes no expiden factura?

Los comercios que estando obligados no expidan factura electrónica se exponen al cierre del establecimiento hasta por tres días, o en su defecto, a una multa de hasta el 10 por ciento de los ingresos operacionales del mes anterior al que se incurrió en la irregularidad.

Algunos de los casos más sonados fueron el cierre del local de Almacenes Éxito del centro comercial Unicentro el año pasado o el del Jumbo del centro comercial Santafé, ambos en Bogotá.

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Además, la Dian le dijo a este medio que si los que estando obligados a expedir facturas lo hacen sin el cumplimiento de los requisitos podrían incurrir en una sanción del 1 por ciento del valor de las operaciones facturadas sin exceder las 950 UVT, esto es, equivalente a máximo 47,3 millones de pesos este año.

Según conoció este medio, hasta marzo del 2025, la Dian había cerrado un total de 1.457 establecimientos y había puesto 1.195 sanciones desde que comenzó su implementación. El año pasado fue el peor de todos con 708 cierres y 593 multas.

A marzo de este 2025, ya van 173 y 182, respectivamente. Además, las actividades económicas que registran el mayor número de sanciones son el expendio de comidas preparadas y el comercio al por menor de prendas de vestir.

¿Qué está haciendo la Dian?

Con el objetivo de masificar la factura y que las empresas cumplan, la Dian ha intensificado sus visitas y controles a bares y restaurantes, servicios de alojamiento, comercios al por mayor, farmacias, centros comerciales, ferreterías y consultorios médicos, entre otros, así como capacitaciones a los facturadores.

El año pasado, durante las 53.000 visitas que realizó encontró que el 12 por ciento de los establecimientos no facturan electrónicamente o lo hacen mal. Adicional a ello, en el 35 por ciento de los casos a los compradores no se les expidió factura o no cumplieron bien con los requisitos. Por ejemplo, se solicita información y documentos que no son obligatorios o las facturas no son expedidas al momento de la venta, sino horas o días después o nunca.

¿Qué se puede y no pedir al consumir para expedir la factura?

Con la resolución 000202 de 2025, la Dian liberó un servicio a través del cual solamente se pedirá la cédula o el NIT y con estos datos se completa la información de nombre o razón social y el correo electrónico en el cual recibirá la factura el comprador.

“Este servicio permitirá simplificar el tiempo y la información requerida para expedir factura electrónica. Por su parte, los facturadores ya están actualizando su software para poder consumir el servicio dispuesto por la Dian”, le dijo la entidad a este medio.

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Al contrario, no es necesario proporcionar al comercio información como el teléfono, la dirección, el Registro Único Tributario (RUT). Ni tampoco inscribirse previamente en ninguna plataforma para que le den su factura.

Para poder cumplir, las empresas tienen que tener el software adecuado. Estas pueden hacer uso del servicio gratuito de la Dian o contratar los servicios de proveedores tecnológicos. En total, hay habilitados 100 entre los que destacan algunos como Carvajal, Tecnología y Servicios, Facture, Grupo Cadena y Sovos Saphety, entre otros.

Precisamente, esta última advirtió que la Dian ha reforzado su control sobre la facturación electrónica con el objetivo de garantizar el cumplimiento normativo y combatir la evasión fiscal, lo que ha generado preocupación en el sector empresarial, especialmente entre las pequeñas y medianas empresas (pymes), que pueden enfrentar sanciones y dificultades operativas si no se adaptan a tiempo.

“El incumplimiento con esta normativa no solo conlleva penalizaciones económicas, sino que también puede comprometer la estabilidad y competitividad de las organizaciones en un mercado cada vez más digitalizado”, señaló.

Frente a este panorama, José Vélez, CEO de Bold, fintech especializada en soluciones tecnológicas para negocios, compartió consejos para que las empresas cumplan con la normativa y, al mismo tiempo, mejoren su operación.

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Su recomendación va desde usar un software autorizado por la Dian, hasta que las empresas digitalicen todos sus procesos de ventas, inventarios y facturación, que capaciten a sus colaboradores, estén preparados ante las visitas de la Dian y que vean la formalización como una oportunidad.