A partir del 30 de noviembre de 2025, las empresas de transporte de carga en Colombia tuvieron que ajustar su operación digital para cumplir un requisito más estricto del Registro Nacional de Despachos de Carga (RNDC): reportar los tiempos reales de cargue y descargue, con fecha y hora exacta, a través de sistemas de monitoreo de flota conectados al sistema oficial. La medida, establecida en la Resolución 20243040058015 de noviembre de 2024, busca que el RNDC sea el eje para la expedición de manifiestos y para reforzar la trazabilidad de la mercancía, y deja a las compañías expuestas a investigaciones y multas si omiten el reporte o registran datos incorrectos.
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El reporte de tiempos logísticos no es una novedad en sí misma. Desde 2013, con la Resolución 377, ya existían lineamientos para informar los tiempos de cargue y descargue. La diferencia ahora está en el nivel de exigencia técnica y en el alcance del control: el RNDC se consolida como el sistema central de información para respaldar el manifiesto y el seguimiento de la carga durante la operación.
La obligación implica que las empresas registren la información real de la operación, no estimaciones ni datos cargados fuera de contexto, y que lo hagan utilizando medios tecnológicos que permitan el monitoreo. Con la actualización, el Ministerio de Transporte endureció el tratamiento del incumplimiento: omitir el reporte o registrar información incorrecta abre la puerta a investigaciones administrativas y a sanciones económicas.
Además, el esquema contempla que reportar fuera de los tiempos establecidos o no utilizar las herramientas tecnológicas exigidas se considere una falta que puede derivar en procesos sancionatorios. A esto se suma una mayor frecuencia de auditorías por parte de las autoridades, precisamente para verificar que lo registrado en el RNDC corresponda a lo que sucede en la operación.
Transporte de carga Foto:Ministerio de Transporte
El cambio también introdujo una presión adicional para la corrección de datos. Ante cualquier inconsistencia detectada, las empresas cuentan con un plazo máximo de 72 horas para validar y corregir la información ante el Ministerio de Transporte. Si no lo hacen dentro de ese término, la exposición a sanciones se vuelve un escenario inevitable dentro del esquema descrito en la actualización.
Esta regla obliga a las transportadoras a fortalecer su control de flota y a mejorar sus capacidades internas de verificación, porque el margen para reaccionar es corto. El foco está en la trazabilidad total de la mercancía y en que el sistema refleje, con precisión, los tiempos y movimientos de la operación logística.
En ese contexto, los riesgos no se limitan al área administrativa. Las fallas técnicas, los retrasos en el cargue de datos y la falta de consistencia entre lo reportado y la ejecución real pueden convertirse en un problema operativo con efectos regulatorios, especialmente si la empresa no logra responder con rapidez cuando el Ministerio identifica discrepancias.
Transporte de carga Foto:Ministerio de Transporte
Daniel Ocampo, vicepresidente de Operaciones para América Latina de Zonar Systems, sostiene que uno de los principales puntos críticos para cumplir la norma es la fragilidad de los esquemas tecnológicos fragmentados. “Muchas empresas tienen el GPS con un proveedor y la plataforma de reporte con otro. Esto suele generar dificultades técnicas al momento de identificar el origen de una falla, obligándolas a gestionar soluciones con dos compañías distintas, lo que consume tiempo vital y pone en riesgo el reporte oportuno”, afirma.
Desde su perspectiva, para reducir fricciones y errores, las compañías deben avanzar hacia soluciones integrales que disminuyan la dependencia de cargues manuales de información. Ocampo señala que, al contar con un esquema que no dependa de terceros ni de integraciones limitadas, se puede lograr mayor estabilidad frente a cambios frecuentes en los criterios técnicos del RNDC.
Zonar Systems explica que su infraestructura opera bajo un ecosistema centralizado que reúne el GPS, la plataforma de gestión, el registro automatizado ante el RNDC y el soporte especializado en un solo proveedor, con el objetivo de reducir errores y reprocesos en el reporte y seguimiento.
“Nuestra plataforma facilita el cumplimiento de la ley y proporciona un panel detallado con información del vehículo (placa), conductor, ubicación exacta y cumplimiento de puntos de control de recogida y entrega. Esto les permite a las empresas validar que lo reportado al RNDC coincide con la operación real, reduciendo riesgos de incumplimiento, previniendo inconsistencias, evitando reprocesos e identificando desviaciones o problemas de forma inmediata para actuar a tiempo”, agrega.
Con este nivel de control, el reporte al RNDC pasa de ser una tarea administrativa a un proceso automatizado que, en la práctica, busca proteger la rentabilidad y la reputación de las transportadoras frente a los controles del Ministerio de Transporte.
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