Con el fin de abordar cuestiones de interés general, al cierre del mes de marzo resalto las respuestas a preguntas frecuentes de los lectores, que son de considerable relevancia tras las asambleas ordinarias.
Interrogante
¿Qué elementos debe incluir el acta de Asamblea?
Contestación
Conforme a la Ley 675 de 2001, el acta debe abarcar la forma de convocatoria, orden del día, nombre y categoría de los asistentes, su unidad privada y el correspondiente coeficiente, quórum, decisiones adoptadas incluyendo el número de votos y el porcentaje de aprobación. En el caso de las asambleas ordinarias, los informes del Contador, la Administración y el revisor fiscal, si lo hubiese, así como los del consejo de administración, también formarán parte del acta. Igualmente, se sugiere identificar claramente a quienes intervienen en la asamblea, mencionando sus nombres completos e indicando la unidad privada de la cual son propietarios. Es crucial registrar los eventos más relevantes que transcurren durante la asamblea, así como las decisiones tomadas en cada ocasión, siendo la redacción lo más clara posible.
El acta debe ser firmada por las personas que desempeñan los roles de presidente y secretario durante la asamblea.
Interrogante
¿Cuál es la función de la Comisión Verificadora del Acta?
Contestación
La Comisión verificadora del Acta tiene como responsabilidad asegurar que su contenido coincida con lo acontecido durante la Asamblea. Algunos miembros asignados para verificar la redacción del acta han sostenido erróneamente que tienen la autoridad para aprobarla o complementarla, lo cual es incorrecto. Si tienen objeciones sobre algún punto, no les corresponde modificarla directamente, sino solicitar que el administrador lo haga, si es necesario, o dejar constancia al respecto. La revisión del acta por parte de la Comisión debe llevarse a cabo en un período no superior a veinte días hábiles, contados desde la fecha de la reunión, a menos que el reglamento establezca otro plazo.
Si no cuenta con una justificación válida, puede enfrentar una multa por no asistir a la asamblea. Foto:iStock
Interrogante
¿Qué ocurre si un miembro de la Comisión verificadora del Acta se niega a firmarla?
Contestación
La ley establece únicamente que el presidente y el secretario de la Asamblea deben firmar el Acta. Si se designa una Comisión verificadora, lo ideal es que sus
integrantes también la firmen, pero si esto no sucede, el acta podrá ser publicada sin la firma de los miembros de la Comisión.
Interrogante
¿Quién es responsable de publicar el acta y cuál es el tiempo permitido para hacerlo?
Contestación
Según lo estipulado en la Ley 675 de 2001, el administrador tiene la obligación de publicar el acta en un periodo no mayor a veinte (20) días hábiles a partir de la fecha de la reunión. La Ley indica que el administrador debe proporcionar a los propietarios del edificio o conjunto una copia completa del texto del acta en la sede de la administración, informar a cada uno de los propietarios y dejar constancia sobre la fecha y hora de la publicación.
Asambleas Foto:iStock
Consulta
¿Si el acta no es divulgada, los nuevos miembros del Consejo de Administración pueden desempeñar sus funciones?
Respuesta
Una vez que la asamblea designa a los nuevos miembros del Consejo de Administración, estos tendrán la capacidad de llevar a cabo sus responsabilidades estipuladas en la Ley y en el reglamento de propiedad horizontal. No es indispensable esperar la divulgación del acta, puesto que este documento, aunque actúa como evidencia de los acontecimientos ocurridos durante la Asamblea, no es el documento que habilita para actuar como miembro del Consejo de Administración.
Consulta
¿Qué acción directa puede tomar un propietario si, a pesar de solicitar una copia del Acta, el administrador se niega a proporcionársela?
Respuesta
En caso de que se le impida acceder a la copia del acta, el solicitante tiene la alternativa de acudir a la Alcaldía competente para que esta entidad instruya a la administración a proporcionarla, bajo la advertencia de que podría enfrentar una sanción de índole administrativa.
Consultas
Nora Pabón Gómez
Abogada, consultora externa
