La Dian detalló los casos en los que puede cancelar el RUT en 2026: causas, proceso y consecuencias para contribuyentes

El Registro Único Tributario (RUT) es fundamental para la identificación y control fiscal de personas naturales y jurídicas en Colombia, gestionado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

En este contexto, la Dian ha señalado que, para 2026, la cancelación unilateral del RUT se convertirá en una herramienta crucial de control, especialmente en un marco de digitalización y fortalecimiento de la facturación electrónica. Esta acción puede ser solicitada por el interesado o realizada de oficio, pero no exime al contribuyente de sus obligaciones tributarias previas.

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La cancelación de oficio se utiliza para depurar registros inactivos o inconsistentes, que, según la Dian, afectan el correcto funcionamiento del sistema de recaudación.

Previo a cualquier acción, la entidad examina minuciosamente cada caso y verifica la situación fiscal del contribuyente, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1625 de 2016 y, para actividades comerciales, en la Ley 820. Este análisis incluye la ausencia de obligaciones pendientes como el impuesto de renta, IVA, y retenciones, condición esencial para que la medida sea aplicable.

Entre las razones para la cancelación de oficio del RUT se incluye el fallecimiento de la persona natural, siempre que la información sea proporcionada por la Registraduría Nacional del Estado Civil y no haya responsabilidades activas en el registro.

También procede la cancelación por orden judicial o administrativa, ya sea por decisión de la autoridad judicial o por control e inactividad tributaria identificada por la Dian. La entidad enfatizó que la inactividad tributaria, que se manifiesta en la falta de operaciones comerciales, financieras, tributarias, aduaneras o cambiarias, es una de las razones más comunes.

Aparte del fallecimiento, la suplantación en la inscripción, la duplicación del Número de Identificación Tributaria (NIT), y la evidencia de que la inscripción fue realizada por una persona no facultada, son motivos que pueden llevar a la cancelación automática del registro.

Asimismo, la disolución o liquidación de una entidad, la terminación de contratos de fiducia mercantil, la unificación de entidades públicas que deben declarar de forma consolidada, y la cancelación de la personería jurídica por orden de la autoridad son considerados fundamentos válidos según la normativa vigente.

Respecto a la cancelación a solicitud de parte, esto se puede solicitar en situaciones como la liquidación, fusión o escisión de personas jurídicas o similares, la liquidación de sucesiones, la finalización de contratos de consorcios o uniones temporales, y la sustitución o cancelación definitiva de inversiones extranjeras.

También es válido el cambio de género, previa obtención de un nuevo documento de identidad, así como la cesación definitiva de inversiones de portafolio del exterior o el cambio de sede efectiva de la administración fuera del país, siempre que se cumplan los requisitos establecidos en el Decreto 1625.

El proceso puede ser llevado a cabo de manera virtual o presencial, siempre con cita previa. Una vez presentada la solicitud y verificados los requisitos, la Dian tiene un plazo de hasta 30 días hábiles para decidir sobre la cancelación mediante acto administrativo.

En el caso de sucesiones, la entidad solicita la presentación de documentación judicial o notarial que confirme la liquidación, así como la designación legal de representantes. Errores en la documentación o en la acreditación de poderes pueden retrasar el proceso hasta su corrección.

La normativa establece que, si se detectan dos o más NIT asignados a una misma persona natural o jurídica, la Dian podrá cancelar los registros duplicados para depurar la base de datos.

La cancelación para prestadores de servicios desde el exterior responsables de IVA se justifica por la cesación definitiva de la prestación de servicios gravados, la liquidación, fusión o escisión de la entidad extranjera, o la liquidación de la sucesión de una persona natural no residente en Colombia. Para entidades públicas, la unificación de registros se lleva a cabo cuando deben cumplir con sus obligaciones tributarias de manera consolidada.

Es crucial destacar que la cancelación del RUT no extingue las deudas fiscales existentes. La Dian subrayó que, aunque la persona o empresa no aparezca en el registro como sujeto activo, las obligaciones relacionadas con renta, IVA y retenciones permanecen en vigor hasta que sean cumplidas en su totalidad. En los procedimientos de sucesión, la falta de claridad en la documentación puede llevar a suspensiones temporales del proceso, lo que requiere una gestión diligente por parte de los involucrados.

Reactivar un RUT cancelado es posible, pero solo en circunstancias excepcionales que requieren la intervención directa de las oficinas correspondientes de la Dian. La reactivación está condicionada a la presentación de documentos que respalden la legitimidad y necesidad de restablecer el registro, así como a la verificación de la ausencia de impedimentos legales.

Para el año 2026, el RUT sigue siendo una herramienta fiscal fundamental para operar de manera legal en Colombia. Su vigencia es necesaria para presentar declaraciones, acceder a la facturación electrónica, formalizar contratos públicos, y determinar el tratamiento tributario relacionado con el IVA o el Régimen Simple. La Unidad de Valor Tributario (UVT) se ha fijado en $52.374 para el año, lo que obliga a actualizar el RUT de inmediato si hay cualquier cambio relevante en la situación del contribuyente.

Finalmente, la Dian advirtió que un registro desactualizado puede ocasionar bloqueos operativos y, si se produce una cancelación sin cumplir con todos los requisitos formales, puede resultar en sanciones administrativas.