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En los dos “Especiales” anteriores sobre las asambleas, traté de manera especial lo relativo a la preparación de estas reuniones anuales de propietarios de los edificios, conjuntos y condominios.
Llamé la atención en la importancia de elaborar los presupuestos de manera cuidadosa considerando que este año se sumarán factores no previstos como son la Reforma Laboral y el incremento desmedido del salario mínimo lo cual necesariamente producirá un impacto negativo en las copropiedades y un aumento no esperado de las cuotas de administración.
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Cabe recordar una vez más y con mayor razón para nuevos administradores, consejeros, propietarios y arrendatarios, que de acuerdo con lo dispuesto por la Ley 675 de 2001, los propietarios de los edificios y conjuntos sometidos al Régimen de Propiedad Horizontal deben celebrar su primera asamblea ordinaria o reunión anual “en la fecha señalada en el reglamento de propiedad horizontal y en silencio de este, dentro de los tres primeros meses siguientes al vencimiento de cada periodo presupuestal con el fin de examinar la situación general de la persona jurídica, efectuar los nombramientos cuya elección le correspondan, considerar y aprobar las cuentas del último ejercicio y presupuesto para el siguiente año.”
Así lo resume la citada norma, pero los requisitos de la convocatoria, sus funciones generales y las de cada uno de los órganos de administración se enuncian también en esta y en los respectivos reglamentos de propiedad horizontal.
A pesar de que parece simple, lo cierto es que en la práctica son muchas las situaciones y conflictos que se generan, desde que el administrador y el consejo de administración comienzan la preparación de estas reuniones, durante su celebración y aún después de que se han reunido los propietarios. El incumplimiento de las normas de forma y sustantivas puede ocasionar la nulidad de las decisiones de la asamblea.
Con el permanente propósito de orientación a los lectores, en su mayoría, administradores, miembros de consejos de administración, revisores fiscales y quienes se desempeñan con diferentes cargos en los edificios y conjuntos, y a los cuales se suman propietarios y usuarios no solo de vivienda sino de unidades empresariales o de oficinas, comerciales, turísticas, de salud o industriales, destaco en esta oportunidad algunas de las preguntas y respuestas a inquietudes planteadas en el último año y que se han aumentado en los meses recientes dada la cercanía de la convocatoria a las asambleas.
Asamblea de copropietarios Foto:Canva
Preguntas de los lectores
“Además de los aspectos puntuales que son incluidos en el presupuesto anual que está elaborando el administrador para revisión previa del consejo de administración y presentación a la asamblea, ¿qué otros se deben tener en cuenta?”
Respuesta
Hay gastos imprescindibles como los relacionados con los pagos de administración, vigilancia, aseo y ascensores. Con el fin de no tener que acudir después a la imposición de cuotas extraordinarias, es necesario prever obras y gastos relacionados con el mantenimiento de cubiertas y terrazas lo cual corresponde a todos los propietarios y no como erróneamente se ha creído, que es responsabilidad de los usuarios de estas.
Si no tiene una excusa válida, le pueden cobrar una multa por no asistir a la asamblea. Foto:iStock
Opciones para lograr la asistencia a las asambleas.
Hace años hacía algunas recomendaciones para que los propietarios pudieran ejercer su derecho a participar en las asambleas y una de estas era y sigue siendo el otorgamiento de poderes a otras personas. Hoy se ha demostrado que no se debe limitar el número de poderes en los reglamentos. Por otra parte, estos pueden ser otorgados también a los arrendatarios e incluso a personas no propietarias o residentes de los inmuebles.
Sin embargo, muchas personas que no residen en el lugar de su unidad privada o que están con limitaciones para asistir, especialmente por edad, o por motivos de salud, desean participar directamente y no a través de otra persona y por tanto es necesario buscar otras alternativas.
El permiso puede ser otorgado a los arrendatarios e incluso a personas no propietarias o residentes.
Foto:iStock
Asambleas no presenciales
Existe también la posibilidad de realizar las asambleas no presenciales las cuales ya se han generalizado con excepción de los casos del artículo 46 de la Ley 675 de 2001 que requieren que sean reuniones presenciales, los cuales no son precisamente los que se tratan en las asambleas ordinarias.
Los administradores y consejos pueden acudir directamente a la tecnología y también a empresas especializadas que cubren toda la logística para facilitar las asambleas, haciéndolas más rápidas y eficientes. Como lo he señalado en otras oportunidades, estas controlan el ingreso, verifican asistencia, utilizan dispositivos electrónicos para verificar el quórum y hacer el voto electrónico, alquiler de audio y video, alquiler de computadores, grabadoras y demás requeridos.
Al igual que en todos los casos en que se utiliza la tecnología, se debe tener cuidado de observar estrictamente la Ley.
“¿Cuáles son los requisitos de la convocatoria a la asamblea ordinaria?”
La convocatoria la efectuará el administrador con una antelación no inferior a quince días calendario. La citación debe ser enviada a cada propietario a la última dirección registrada, acompañando el listado de personas que adeudan expensas comunes. Se recomienda también anexar un formato de poder en caso de que el propietario no pueda asistir. Se deben adjuntar los estados financieros y el presupuesto. Informar a los propietarios que los libros se encuentran a su disposición en la administración, en horarios determinados.
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