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Nuevos propietarios, dignatarios y administradores provisionales y definitivos que recién comienzan a ejercer sus cargos, continúan formulando consultas y planteando preguntas sobre las asambleas. También nuestros constantes lectores de muchos años buscan que se respondan sus inquietudes. Son muchos los aspectos formales y de fondo que se deben observar para evitar la nulidad de las decisiones y los perjuicios a los propietarios, residentes y ocupantes. Me refiero a edificios, conjuntos y condominios de cualquier uso o mixto.
Resumen de preguntas y respuestas, algunas de las cuales he tratado con anterioridad:
Consultan los lectores:
¿Quiénes pueden asistir, participar y votar en la asamblea?
¿Quiénes tienen derecho a asistir?
Tienen derecho a participar con voz y voto los propietarios de unidades privadas, sus representantes o apoderados debidamente acreditados.
Los arrendatarios y tenedores pueden asistir con derecho a voz. Para votar deberán presentar poder del propietario, salvo que el reglamento disponga algo diferente.
¿Pueden asistir los propietarios morosos?
Sí. Podrán asistir con voz y voto, especialmente cuando se requiera quórum calificado, salvo que el reglamento de propiedad horizontal restrinja este derecho, caso en el cual deberá acatarse dicha previsión.
¿Qué ocurre cuando la escritura no está registrada?
La asamblea es de propietarios y solo tienen esta condición quienes figuren como tales en el certificado de tradición y libertad, es decir, quienes tengan escritura registrada.
Si no aparece registrada, quien asista deberá hacerlo mediante poder especial o general otorgado por el propietario.
Permiso Foto:iStock
Poderes y representación
¿Qué requisitos deben cumplir los poderes?
Los poderes pueden ser generales o especiales y deben indicar claramente las facultades otorgadas al apoderado, por ejemplo, aceptar cargos si es designado el poderdante.
El nombramiento siempre recae sobre el propietario, no sobre el apoderado.
Es indispensable revisar cada poder.
En contratos de leasing, el locatario representa al propietario, pero se debe revisar el contrato.
La condición de propietario se acredita con el certificado de tradición y libertad o con el documento que demuestre la representación legal o voluntaria.
¿Pueden los arrendatarios ser nombrados en cargos?
No. Aunque asistan con poder del propietario, los nombramientos recaen sobre el propietario, no sobre el representante o apoderado.
¿Y podrían ser nombrados para comités o para el comité de convivencia?
Depende de lo que señale el Reglamento. Si no lo regula o si no lo prohíbe, Sí pueden ser designados para estos cargos, porque la norma no señala que deban ser propietarios.
Los autorizados deben mostrar el poder para participar Foto:iStock
Orden del día, quórum y convocatorias
¿Qué pasa si no se agota el orden del día?
En una asamblea bien organizada no debería ocurrir.
Si sucede, se puede convocar nuevamente la asamblea ordinaria para tratar los puntos pendientes.
‒ Primera convocatoria: Quórum deliberatorio: número plural de propietarios que represente más del 50% de coeficientes. Decisiones: mayoría simple de coeficientes representados.
‒ Segunda convocatoria: Puede sesionar con un número plural de propietarios, cualquiera sea el porcentaje de coeficientes representados.
¿Qué ocurre si la asamblea no es convocada?
Se reunirá por derecho propio el primer día hábil del cuarto mes siguiente al vencimiento del periodo presupuestal.
¿Y si convocada se reúne después de 4 meses?
Es valida mientras no sean impugnadas las decisiones judicialmente y como resultado de ello se suspendan sus efectos o se anulen las decisiones.
Asamblea de copropietarios Foto:Canva
Datos personales y grabación de asambleas
¿Es legal grabar la asamblea?
Sí, pero es necesario:
‒ Advertirlo previamente.
‒ Obtener autorización expresa para la recolección, uso, almacenamiento y supresión de las grabaciones, por tratarse de datos biométricos.
El administrador es responsable del tratamiento de datos personales desde la convocatoria hasta el levantamiento del acta.
Nombramientos en la asamblea
Presidente y secretario de la asamblea
‒ El presidente puede ser cualquier propietario o su apoderado.
‒ Puede ser el presidente del consejo.
‒ El secretario suele ser el administrador, quien no tiene voz ni voto, pero sí debe asistir.
¿Puede el administrador ser secretario?
Sí, muchos reglamentos lo permiten. Es una persona idónea por su conocimiento del funcionamiento de la copropiedad y para levantar y llevar las actas de las reuniones de asamblea y consejo.
¿Puede una propietaria ser secretaria y verificadora del acta?
Puede postularse como secretaria.
No es recomendable que haga parte de la comisión verificadora, pues esta debe actuar con imparcialidad.
Continuaré en las próximas semanas incluyendo preguntas y respuestas sobre las asambleas de propietarios y además ampliando las relacionadas con casos puntuales.
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